Как пользоваться топливной картой

Как сократить расходы на топливо для бизнеса?

Топливная карта — отличный способ сократить расходы. Она позволяет сократить расходы на топливо для автомобилей компании на 22–25 %.

Что включает в себя топливная карта?

Эта карта сочетает в себе преимущества банковской и дисконтной карты. С ее помощью можно производить безналичные расчеты на АЗС и получать скидки или бонусы на топливо. Работодатели могут использовать ее для контроля бюджета, отслеживания расхода топлива сотрудниками и уменьшения налоговых выплат.

Преимущества топливной карты

Деньги на оплату топлива хранятся на отдельном счете, который пополняется бухгалтером компании-заказчика. Операции с картой осуществляются в специальной платформе, без участия шофера.

Ниже перечислены преимущества топливной карты:

1. Услуга приносит значительную выгоду своим пользователям.
2. Заправки осуществляются в более быстром темпе.
3. Отчеты по операциям формируются быстро.
4. Упрощаются процессы учета.
5. Избегаются ненужные расходы.
6. Предотвращается несанкционированное использование карты.

Безопасные транзакции

Не нужно выдавать сотрудникам наличные или переводить деньги на их личные карты — необходимая сумма всегда есть на счету топливной карты. Ее можно использовать только на определенных АЗС, что исключает риск того, что водители попытаются сэкономить на топливе, пользуясь нелегальными заправками. Кроме того, программа топливных карт может быть настроена на использование только определенных видов топлива, что поможет поддерживать ваш автопарк в рабочем состоянии.

Оптимизация процессов документооборота

Сотрудникам бухгалтерии больше не нужно выписывать квитанции и документировать выделение денег на топливо водителям. Все операции, совершенные по топливной карте, видны на счете клиента. Доступ к нему имеют только сотрудники бухгалтерии или руководители. Сервис регистрирует время, станцию, количество и тип приобретенного топлива. Цифровые чеки также хранятся в базе данных. При необходимости поставщик топливных карт может отправить оригиналы документов по почте или транспортом. Кроме того, бухгалтер может заказать отчет за любой период: ежемесячный, ежеквартальный, полугодовой или годовой.

Исключение риска нецелевого использования

Средства компании не могут быть использованы не по назначению в силу особенностей топливной карты. Ее использование ограничивается покупкой топлива и других продуктов, определенных соглашением между топливной компанией и клиентом. Все операции осуществляются только на АЗС конкретных топливных компаний. Вы не сможете использовать карту в других местах, например, в магазинах одежды или продуктовых магазинах, так как операция не будет действовать. Кроме того, карту нельзя использовать для снятия денег в банкомате, так как устройство не может считать данные карты.

Оптимизация расходов

Система позволяет эффективно оптимизировать расходы, отображая автомобили, которые были заправлены по картам, и соответствующие цены. Эти данные позволяют экономисту рассчитать расход топлива для каждого автомобиля и установить норму расхода топлива на неделю/месяц/квартал/полугодие и т. д. для сотрудников.

Регулирование корпоративного транспорта

Использование карты также позволяет выявить выгодные предложения от топливных операторов на счету человека. Система показывает ближайшие АЗС и маршрут до них, помогая оптимизировать транспортную логистику компании.

Цифровое управление

С помощью компьютера или телефона вы можете переводить деньги на счет топливной карты на расстоянии. Войдя в систему под своим логином и паролем, вы можете удаленно включить или выключить карту. Если карта потеряется, эта функция будет особенно кстати. Кроме того, на карте установлен PIN-код, защищающий ее от несанкционированного доступа. Если кто-то найдет карту до того, как владелец заблокирует ее, он не сможет ею воспользоваться.

Экономия на налоговых вычетах

Использование топливной карты дает возможность вернуть налог на добавленную стоимость. Поставщик услуг по карте может подготовить документы для налоговых органов, чтобы бухгалтер мог подать заявление на возмещение 20 % от общей суммы, потраченной на топливо. После того как заявление будет принято, вычет будет зачтен в счет будущих налоговых обязательств.

Снижение стоимости топлива

АЗС, работающие с топливными картами, предлагают скидки при каждой заправке. Некоторые даже возвращают вам деньги в виде поощрительных баллов. Эти баллы можно использовать при следующей заправке.

Возможность задержки платежей по карте

Если остаток на вашем счете недостаточен для покрытия расходов на заправку, топливный оператор может предоставить клиенту кредит в соответствии с условиями договора.

Сеть автозаправочных станций

Широкий выбор АЗС, подключенных к картам, позволяет расплачиваться в любом регионе России. При поездках за пределы страны карту можно взять с собой, и некоторые АЗС примут ее к оплате.

Кроме того, компания обеспечивает поддержку клиентов в виде технической помощи. Если у вас возникли вопросы по карте, совершенным операциям, если вам нужна помощь в выборе подходящего тарифа топливной карты или внесении изменений, менеджеры компании смогут ответить на них.

В особых случаях оператор компании также имеет возможность включать и выключать карту дистанционно.

Инструкции по использованию топливных карт

Прежде всего, вам нужно выбрать поставщика топлива. Выбирайте поставщика с хорошей репутацией. После того как вы выбрали топливную компанию, обе стороны подписывают договор. В нем указывается срок и способ оплаты, а также лимит количества/литража. Затем поставщик услуг предоставит доступ к личному кабинету с именем пользователя и паролем. Они также предоставят компании необходимое количество карт.

Использование топливной карты

Воспользоваться услугой проще простого. Водитель направляется на станцию, передает топливную карту обслуживающему персоналу, указывает необходимое количество топлива, а затем вводит PIN-код, чтобы подтвердить покупку. Информация о карте поступает через магнитную полосу или чип. После заправки автомобиля литры/деньги будут списаны со счета топливной карты. Электронный чек с информацией о транзакции отправляется на личный счет владельца.

На карту можно установить удобную платежную систему, которая упростит получение различных видов топлива. Кроме того, карта может использоваться для покупки товаров в магазине на АЗС, что идеально подходит, если водителю в дороге нужны такие товары, как жидкость для омывателя стекол или антифриз. Кроме того, компании могут предложить возможность оплаты кофе и воды с помощью карт.